Wójt Gminy Zamość Ryszard Gliwiński podczas posiedzenia Komisji Skarg, Wniosków i Petycji przyznał, że przy kolejnych zamówieniach na transmisję sesji należy uwzględniać wartość roczną, a nie jednostkową. Co więcej, w uzasadnieniu uchwały rady potwierdzono, że przy ustalaniu wartości zamówienia nie uwzględniono powtarzalności usługi i jej realizacji przez cały rok. Mimo tych ustaleń 30 września 2026 r. wszyscy obecni radni Rady Gminy Zamość zagłosowali za niezlecaniem Komisji Rewizyjnej kontroli prawidłowości udzielania zamówień. Za uchwałą głosowało 21 radnych, nikt nie był przeciw i nikt nie wstrzymał się od głosu.
Sprawa dotyczy zamówień na transmisję online, wideorejestrację, transkrypcję i archiwizację obrad Rady Gminy Zamość. Mieszkaniec wystąpił o przeprowadzenie kontroli, wskazując na błędy w dokumentacji, rozbieżności dotyczące wynagrodzenia oraz wątpliwości związane z szacowaniem wartości zamówień.
Redakcja portalu Wokół Zamościa zajmowała się już kosztami nagrywania sesji samorządowych. W artykule z 16 marca 2026 r. przedstawiliśmy porównanie wydatków ponoszonych przez samorządy regionu. Z zestawienia wynikało, że Gmina Zamość wydała w 2025 r. na te usługi 44 132,40 zł, co stanowiło najwyższą kwotę wśród porównywanych jednostek.
Przypominamy wcześniejszą publikację: „Ranking Jawności: Ile samorządy płacą za nagrywanie sesji? Gmina Zamość rekordzistą regionu”.
Wójt przyznał, że wartość zamówienia należało ustalać inaczej
Jednym z najważniejszych ustaleń wynikających z protokołów Komisji Skarg, Wniosków i Petycji są wypowiedzi wójta Ryszarda Gliwińskiego dotyczące sposobu szacowania wartości zamówień.
Podczas posiedzenia komisji 3 sierpnia 2026 r. wójt stwierdził:
„W przyszłych postępowaniach musimy brać pod uwagę wartość rocznego zamówienia”.
Następnie doprecyzował:
„Przy kolejnym postępowaniu trzeba brać pod uwagę jako wartość zamówienia roczną wartość zamówienia, a nie jednostkową”.
Wypowiedzi te mają szczególne znaczenie, ponieważ jednym z zasadniczych zarzutów przedstawionych przez mieszkańca było właśnie nieuwzględnienie całkowitej przewidywanej wartości usług świadczonych w ciągu roku.
Do zagadnienia powrócono podczas posiedzenia komisji 13 sierpnia. Wójt wyjaśniał, że wartość jednostkowa mieściła się poniżej progu 30 tys. zł, natomiast po uwzględnieniu wielokrotności świadczeń w roku wartość zamówienia przekraczała ten próg.
Oznaczało to, że problem wskazany przez mieszkańca nie ograniczał się do błędów pisarskich. Dotyczył sposobu ustalania wartości zamówienia, który mógł mieć znaczenie dla wyboru właściwej procedury.
Co istotne, podobne ustalenie znalazło się w uzasadnieniu uchwały podjętej 30 września.
Komisja wskazała, że przy ustalaniu wartości zamówienia przyjęto cenę jednostkową z uwagi na nieznaną wcześniej liczbę sesji. W uzasadnieniu przyznano jednak:
„Dlatego przy ustalaniu wartości zamówienia nie wzięto pod uwagę powtarzalności usługi i realizacji jej przez cały rok”.
To jeden z najważniejszych fragmentów całej dokumentacji.
Skoro komisja potwierdziła, że przy szacowaniu wartości nie uwzględniono rocznego charakteru usługi, powstaje pytanie, dlaczego nie uznała tej okoliczności za wystarczającą przesłankę do przeprowadzenia kontroli przez Komisję Rewizyjną.
Samo błędne oszacowanie wartości nie przesądza jeszcze, że wykonawcę wybrano niezgodnie z obowiązującym regulaminem. Dokumentacja wskazuje bowiem, że urząd pozyskiwał oferty od kilku wykonawców. Ustalenie, czy rzeczywiście dochowano wymagań właściwej procedury, wymagałoby jednak analizy całego postępowania.
Właśnie takiej kontroli domagał się mieszkaniec.
Czego dotyczył wniosek mieszkańca?
Wniosek, który według uchwały wpłynął do Rady Gminy Zamość 22 lipca 2026 r., dotyczył zlecenia Komisji Rewizyjnej kontroli prawidłowości udzielania zamówień na obsługę transmisji i dokumentowania sesji.
Mieszkaniec wskazał kilka grup wątpliwości.
Pierwsza dotyczyła dokumentacji zamówień. W notatkach sporządzanych w styczniu 2025 r. i styczniu 2026 r. pojawiały się odniesienia do usług wykonywanych w 2024 r., mimo że dokumenty dotyczyły kolejnych okresów.
Druga kwestia obejmowała sprzeczne zapisy wynagrodzenia w umowach. Kwota podana cyframi wynosiła 3 677,70 zł brutto, podczas gdy zapis słowny odpowiadał kwocie 3 321 zł.
Różnica wynosiła 356,70 zł. Podobne rozbieżności wystąpiły w dokumentach dotyczących dwóch kolejnych lat.
Trzeci problem dotyczył sposobu szacowania wartości zamówienia i tego, czy urząd prawidłowo uwzględniał przewidywaną wartość całej usługi.
Czwarta kwestia obejmowała porównywalność ofert wykonawców, w których występowały różnice dotyczące sposobu określenia wynagrodzenia i zakresu proponowanych świadczeń.
Piąty wątek odnosił się do powtarzalności dokumentacji oraz wyboru tego samego wykonawcy w kolejnych latach.
Wniosek nie był więc żądaniem zakwestionowania samej usługi transmisji sesji. Dotyczył sprawdzenia, czy gmina prawidłowo przygotowywała, dokumentowała i realizowała zamówienia finansowane z publicznych pieniędzy.
Komisja analizowała dokumenty przez kilka posiedzeń
Komisja Skarg, Wniosków i Petycji zajmowała się sprawą podczas posiedzeń 28 lipca, 3 sierpnia, 13 sierpnia, 19 sierpnia oraz 9 września 2026 r.
Podczas pierwszego posiedzenia przedstawiono wniosek mieszkańca i dokumentację dotyczącą zamówień. Wójt zapowiedział przygotowanie wyjaśnień.
Na posiedzeniu 3 sierpnia komisja zapoznała się z odpowiedzią wójta. To właśnie wtedy pojawiły się jego wypowiedzi dotyczące konieczności uwzględniania rocznej wartości zamówienia.
Jednocześnie część radnych uznała, że do rzetelnej oceny sprawy potrzebne są dodatkowe dokumenty.
Radny Dariusz Maślany wskazywał na konieczność przedstawienia ofert, umów i dokumentacji związanej z wyborem wykonawcy. Potrzebę dalszego wyjaśnienia sprawy poparł również Grzegorz Antoniuk.
Dopiero podczas kolejnego posiedzenia, 13 sierpnia, komisja dysponowała dodatkowymi materiałami dotyczącymi postępowań.
Z protokołów wynika zatem, że członkowie komisji nie byli od początku zgodni co do tego, czy wyjaśnienia wójta są wystarczające do oceny wszystkich okoliczności przedstawionych przez mieszkańca.
Ostatecznie jednak komisja nie zarekomendowała przeprowadzenia kontroli.
Radny Edmund Hałasa uznał wyjaśnienia wójta za wystarczające
Na szczególną uwagę zasługuje stanowisko radnego Edmunda Hałasy przedstawione podczas posiedzenia 3 sierpnia 2026 r.
Radny stwierdził:
„Informacja od Wójta Gminy wyjaśniła te kwestie. Była to omyłka pisarska po prostu”.
Słowa te padły jeszcze przed zakończeniem gromadzenia dodatkowych dokumentów źródłowych, o których udostępnienie zabiegali inni członkowie komisji.
Wypowiedź radnego budzi pytanie, czy na tym etapie można było uznać sprawę za dostatecznie wyjaśnioną, skoro zarzuty mieszkańca dotyczyły również sposobu szacowania wartości zamówienia i stosowania regulaminu.
Warto przy tym zaznaczyć, że komisja dysponowała już częścią materiałów. Nie oznacza to więc, że radny nie znał żadnych dokumentów. Jego ocena poprzedziła jednak analizę dodatkowej dokumentacji przedstawionej podczas następnego posiedzenia.
O tej wypowiedzi i jej znaczeniu dla oceny prac komisji pisaliśmy szerzej w osobnym materiale:
Doświadczenie wykonawcy nie było przedmiotem wniosku. Dlaczego komisja poświęciła mu tyle uwagi?
W uzasadnieniu uchwały komisja odniosła się również do wieloletniej współpracy gminy z firmą Smailmedia Sp. z o.o., jej doświadczenia oraz jakości świadczonych usług.
Podkreślano profesjonalizm wykonawcy, sprawną realizację transmisji i brak problemów związanych z wykonywaniem usługi.
Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, że wnioskodawca nie kwestionował doświadczenia firmy Smailmedia ani jakości wykonywanych przez nią usług.
Nie domagał się również zastąpienia wykonawcy inną firmą.
Przedmiotem wniosku była prawidłowość postępowań prowadzonych przez urząd, a nie ocena kompetencji przedsiębiorcy.
Tymczasem w uzasadnieniu odmowy przeprowadzenia kontroli znalazło się miejsce na przedstawienie argumentów dotyczących doświadczenia wykonawcy, podczas gdy niektóre zasadnicze wątpliwości mieszkańca zostały omówione znacznie mniej szczegółowo.
Dotyczy to zwłaszcza konsekwencji nieuwzględnienia rocznej wartości zamówienia oraz sposobu porównania ofert różniących się zakresem usług i podstawą wyceny.
Nie oznacza to, że doświadczenie wykonawcy jest bez znaczenia przy wyborze oferty. Może być ono istotne, jeżeli wynika z prawidłowo określonych kryteriów oceny.
Nie stanowi jednak odpowiedzi na pytanie, czy urząd właściwie oszacował wartość zamówienia i zastosował odpowiednią procedurę.
Firma może świadczyć usługi profesjonalnie, a jednocześnie sposób przygotowania i udzielenia zamówienia może wymagać kontroli. Są to dwa odrębne zagadnienia.
Dlatego eksponowanie doświadczenia wykonawcy w uzasadnieniu odmowy kontroli nie zastępuje szczegółowego wyjaśnienia zarzutów dotyczących dokumentacji zamówieniowej.
Komisja uznała błędy za niezamierzone
W uzasadnieniu uchwały stwierdzono, że ujawnione uchybienia i błędy nie były celowe ani zamierzone.
Komisja wskazała, że wynikały one z niewłaściwej interpretacji regulaminu oraz braku należytej staranności.
To ustalenie również zasługuje na uwagę.
Jeżeli komisja sama dostrzegła niewłaściwą interpretację przepisów wewnętrznych i brak należytej staranności, należało rozważyć, czy nie uzasadnia to sprawdzenia dokumentacji przez organ kontrolny rady.
Brak dowodów na celowe działanie nie oznacza automatycznie, że wszystkie czynności zostały przeprowadzone prawidłowo.
Przestrzeganie zasad udzielania zamówień publicznych nie jest bowiem uzależnione od tego, czy ewentualne błędy popełniono umyślnie.
Warto również przypomnieć, że obowiązujący przy zamówieniach na 2025 r. regulamin wprowadzony zarządzeniem wójta Nr 436/21 przewidywał szacowanie całkowitego przewidywanego wynagrodzenia wykonawcy bez podatku VAT.
W przypadku zamówień przekraczających określone progi regulamin przewidywał dodatkowe wymagania proceduralne.
Z tego względu istotne było nie tylko wyjaśnienie, dlaczego posługiwano się ceną jednostkową, lecz także ustalenie, czy faktycznie zastosowana procedura odpowiadała wartości całego zamówienia.
Kolejny błąd – tym razem w opinii komisji
Sprawa miała trafić pod obrady Rady Gminy Zamość już 26 sierpnia 2026 r.
W porządku sesji znalazł się projekt uchwały dotyczący rozpatrzenia wniosku mieszkańca.
Przewodniczący Komisji Skarg, Wniosków i Petycji Wojciech Suchowicz przedstawił opinię komisji, po czym zauważono w niej błąd pisarski.
Przewodniczący Rady Gminy Zamość Piotr Koczułap ogłosił pięciominutową przerwę.
Po wznowieniu obrad Wojciech Suchowicz zgłosił wniosek o niepoddawanie projektu uchwały pod głosowanie podczas tej sesji.
Z protokołu posiedzenia komisji z 9 września wynika, że błąd dotyczył okresu obowiązywania umowy z 2025 r. Prawidłowo należało wskazać okres od 29 stycznia do 31 grudnia 2025 r.
Sytuacja ta jest istotna z punktu widzenia oceny staranności sporządzania dokumentacji.
Komisja rozpatrywała wniosek mieszkańca wskazujący między innymi na powtarzające się błędy urzędowe. Następnie sama przygotowała opinię zawierającą błąd, który spowodował odroczenie głosowania.
Oczywiście zauważenie omyłki i poprawienie dokumentu przed przyjęciem uchwały było właściwym działaniem. Powstaje jednak pytanie, dlaczego błąd nie został wychwycony na wcześniejszym etapie, skoro komisja jednogłośnie przyjęła opinię już 19 sierpnia.
30 września: 21 radnych za odmową zlecenia kontroli
Ostateczne rozstrzygnięcie nastąpiło podczas sesji Rady Gminy Zamość 30 września 2026 r.
Radni rozpatrywali projekt uchwały dotyczącej wniosku mieszkańca o przeprowadzenie przez Komisję Rewizyjną kontroli prawidłowości udzielania zamówień na transmisję online, wideorejestrację, transkrypcję i archiwizację sesji.
Głosowanie odbyło się o godzinie 16:59.
Wynik głosowania był jednogłośny:
- Za przyjęciem uchwały: 21 radnych.
- Przeciw: 0.
- Wstrzymało się: 0.
- Nieobecnych: 0.
Za przyjęciem uchwały Nr XXIX/283/26 głosowali:
Michał Adamczuk, Grzegorz Antoniuk, Anna Bartoń, Joanna Bekier, Alicja Ciupa, Sylwester Dobromilski, Piotr Dołba, Edmund Hałasa, Aneta Karwat, Piotr Koczułap, Wiesław Koczułap, Mirosław Kołtun, Tadeusz Kostrubiec, Piotr Kudyk, Henryk Łukaszczuk, Dariusz Maślany, Piotr Najda, Krzysztof Ostasz, Wojciech Suchowicz, Halina Szymańska oraz Anna Tabała-Radlińska.
Oznacza to, że wszyscy radni Rady Gminy Zamość opowiedzieli się za przyjęciem uchwały, której skutkiem było niezlecenie Komisji Rewizyjnej kontroli wskazanej przez mieszkańca.
Warto zwrócić uwagę, że za uchwałą głosowali również radni, którzy podczas wcześniejszych posiedzeń komisji domagali się przedstawienia dodatkowych dokumentów.
Samo to nie dowodzi niekonsekwencji – po zapoznaniu się z dokumentacją mogli uznać wyjaśnienia za wystarczające. Istotne pozostaje jednak pytanie, jakie konkretnie ustalenia doprowadziły do takiej oceny, zwłaszcza w świetle przyznanego przez wójta problemu z szacowaniem wartości zamówienia.
Rada mogła zlecić kontrolę, ale nie skorzystała z tej możliwości
Zgodnie z art. 18a ustawy o samorządzie gminnym rada gminy kontroluje działalność wójta, a w tym celu powołuje Komisję Rewizyjną.
Z kolei Komisja Skarg, Wniosków i Petycji działa na podstawie art. 18b tej ustawy i zajmuje się rozpatrywaniem skarg oraz wniosków i petycji kierowanych do rady.
Nie są to organy o identycznych zadaniach.
Komisja Skarg, Wniosków i Petycji mogła przeanalizować przedstawione wyjaśnienia i zaproponować radzie sposób rozpatrzenia wniosku. Natomiast Komisja Rewizyjna mogłaby, na podstawie zlecenia rady i w granicach statutu, przeprowadzić odrębną kontrolę dokumentacji zamówień.
Przepisy nie nakładają na radę obowiązku zlecania kontroli w każdym przypadku zgłoszenia wątpliwości przez mieszkańca.
Jednak w tej konkretnej sprawie szczególne znaczenie ma to, że część problemów wskazanych we wniosku znalazła potwierdzenie w wyjaśnieniach wójta i w samym uzasadnieniu uchwały.
Rada miała więc podstawy, aby rozważyć nie tylko przyjęcie wyjaśnień, lecz także niezależne sprawdzenie sposobu stosowania regulaminu zamówień.
Z tej możliwości nie skorzystała.
Co faktycznie wyjaśniono, a co pozostaje przedmiotem pytań?
Z dokumentacji wynika, że urząd wskazał przyczyny błędów pisarskich, wyjaśnił, którą kwotę wynagrodzenia wypłacano wykonawcy, oraz przedstawił informacje o sposobie pozyskiwania ofert.
Wójt przyznał także, że w przyszłości przy ustalaniu wartości zamówienia należy uwzględniać wartość roczną.
Nie jest to jednak równoznaczne z przeprowadzeniem kompleksowej kontroli wszystkich postępowań objętych wnioskiem mieszkańca.
Nadal zasadne pozostają pytania, czy zastosowane procedury odpowiadały prawidłowo ustalonej wartości zamówień, czy oferty były porównywalne pod względem zakresu usług i sposobu kalkulacji wynagrodzenia oraz dlaczego sprzeczne zapisy dotyczące kwot powtórzyły się w kolejnych umowach.
Wątpliwości te nie przesądzają o naruszeniu prawa ani o powstaniu szkody finansowej. Wskazują natomiast, jakie zagadnienia mogłyby zostać zweryfikowane podczas kontroli Komisji Rewizyjnej.
Czy zapewnienie o poprawie procedur wystarczy?
Najważniejsze pytanie wynikające z całej sprawy dotyczy standardu sprawowania kontroli przez Radę Gminy Zamość.
Mieszkaniec wskazał konkretne wątpliwości związane z dokumentacją i sposobem udzielania zamówień.
Wójt przyznał, że w przyszłości należy zmienić sposób szacowania wartości zamówienia.
Komisja potwierdziła, że przy ustalaniu wartości nie uwzględniono powtarzalności usługi w skali roku, a także wskazała na brak należytej staranności.
Mimo to komisja zarekomendowała odstąpienie od kontroli, a 21 radnych jednogłośnie poparło takie rozstrzygnięcie.
Powstaje więc zasadnicze pytanie: skoro w toku rozpatrywania wniosku potwierdzono uchybienia dotyczące sposobu przygotowania zamówień, dlaczego Rada Gminy Zamość nie zdecydowała się sprawdzić, jakie miały one konsekwencje dla prowadzonych postępowań?
Nie chodzi o kwestionowanie doświadczenia wykonawcy ani o podważanie samej potrzeby transmitowania sesji. Obowiązek zapewnienia jawności obrad jest bezsporny.
Chodzi o sposób gospodarowania środkami publicznymi oraz o to, czy zgłoszone przez mieszkańca wątpliwości zostały zbadane w zakresie odpowiadającym ich rzeczywistej treści.
Decyzja rady zamknęła postępowanie dotyczące wniosku o zlecenie kontroli. Nie stanowi jednak niezależnego audytu prawidłowości wszystkich zamówień objętych sprawą.
A właśnie takiego sprawdzenia domagał się mieszkaniec Gminy Zamość.
Materiał opracowano na podstawie uchwały Nr XXIX/283/26 Rady Gminy Zamość z 30 września 2026 r. wraz z uzasadnieniem, protokołów posiedzeń Komisji Skarg, Wniosków i Petycji z 28 lipca, 3, 13 i 19 sierpnia oraz 9 września 2026 r., protokołu sesji z 26 sierpnia 2026 r., a także imiennego wyniku głosowania z 30 września 2026 r.
