Jutro 28 lipca 2026 r. (wtorek) o godz. 15.30 w świetlicy Urzędu Gminy Zamość odbędzie się posiedzenie Komisji Skarg, Wniosków i Petycji Rady Gminy Zamość. Jednym z punktów porządku obrad będzie zapoznanie się z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli prawidłowości udzielania zamówień na usługę polegającą na transmisji sesji on-line, wideorejestracji, transkrypcji oraz archiwizacji sesji Rady Gminy Zamość.
Wniosek wpłynął do Urzędu Gminy Zamość 21 lipca 2026 r. i dotyczy kontroli postępowań prowadzonych w ostatnich latach przy wyborze wykonawcy obsługującego transmisje sesji Rady Gminy.
Przedmiot kontroli
Z przeanalizowanej dokumentacji wynika szereg wątpliwości dotyczących sposobu prowadzenia postępowań oraz sporządzania dokumentacji związanej z wyborem wykonawcy.
We wniosku wskazano między innymi na potrzebę zbadania:
- prawidłowości ustalania wartości zamówienia,
- zgodności dokumentacji z obowiązującym regulaminem udzielania zamówień,
- sposobu dokumentowania rozeznania rynku,
- zgodności zawartych umów z dokumentacją postępowania,
- prawidłowości wypłat wynagrodzenia.
Sprzeczne kwoty wynagrodzenia w umowie
Jednym z najbardziej zaskakujących ustaleń jest stwierdzona w dokumentacji sprzeczność pomiędzy zapisem liczbowym i słownym wynagrodzenia wykonawcy.
W umowie zawartej na realizację usługi wskazano:
- liczbowo: 3 677,70 zł brutto,
- natomiast słownie wpisano inną kwotę, odpowiadającą 3 321 zł.
Co więcej, identyczna rozbieżność wystąpiła również w umowie zawartej rok wcześniej.
Z dokumentacji wynika jednocześnie, że wynagrodzenie było wypłacane według kwoty zapisanej liczbowo.
Powstaje więc pytanie, dlaczego dokument zawierający tak oczywistą sprzeczność został podpisany i skierowany do realizacji bez wcześniejszego skorygowania.
Umowę podpisali Wójt i Skarbnik
Zgodnie z przedstawioną dokumentacją umowy zostały podpisane przez:
- Wójta Gminy Zamość, jako reprezentanta zamawiającego,
- oraz Skarbnika Gminy, który kontrasygnował zobowiązanie finansowe.
Na etapie podpisywania dokumentów nie zauważono rozbieżności pomiędzy zapisem liczbowym i słownym wynagrodzenia, mimo że dotyczyła ona podstawowego elementu umowy, jakim jest wysokość należnego wynagrodzenia.
Powtarzające się błędy
Analiza dokumentów z kolejnych lat wykazała również, że podobne błędy pojawiają się w innych dokumentach postępowania.
Dokumenty sporządzane w kolejnych latach mają niemal identyczną treść, a jednocześnie pojawiają się w nich powtarzające się błędy redakcyjne oraz nieścisłości wymagające wyjaśnienia.
Pytania o prawidłowość procedury
Wniosek o kontrolę nie przesądza, że doszło do naruszenia prawa. Wskazuje natomiast na okoliczności, które – zdaniem wnioskodawcy – uzasadniają zbadanie przez Komisję Rewizyjną prawidłowości prowadzenia postępowań.
Kontrola miałaby odpowiedzieć między innymi na pytania:
- czy prawidłowo ustalano wartość zamówień,
- czy dokumentacja była sporządzana zgodnie z rzeczywistym przebiegiem postępowań,
- czy wybór wykonawcy odbywał się zgodnie z regulaminem obowiązującym w Urzędzie Gminy Zamość,
- czy zawierane umowy były wolne od błędów formalnych.
Społeczna kontrola zamiast kontroli radnych?
Sprawa zwraca również uwagę na rolę społecznej kontroli działalności samorządu.
To nie komisje rady ani radni podczas wykonywania swojej funkcji kontrolnej wskazali opisane rozbieżności w dokumentach. Nieprawidłowości zostały ujawnione przez mieszkańca prowadzącego społeczną kontrolę działalności organów gminy, po uzyskaniu dokumentów w trybie dostępu do informacji publicznej.
Rada gminy, zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym, sprawuje kontrolę nad działalnością wójta przede wszystkim za pośrednictwem komisji rewizyjnej. Radni otrzymują diety za wykonywanie mandatu, który obejmuje również udział w realizacji funkcji kontrolnej. W tym kontekście przedmiotem publicznej oceny może być pytanie, czy mechanizmy kontroli wewnętrznej i kontroli sprawowanej przez radę były wystarczająco skuteczne, skoro wskazane rozbieżności zostały ujawnione dopiero w wyniku społecznej kontroli i analizy dokumentów udostępnionych na wniosek mieszkańca.
Posiedzenie Komisji Skarg, Wniosków i Petycji zaplanowane na 28 lipca 2026 r. będzie pierwszym etapem rozpatrzenia sprawy. Od stanowiska komisji i późniejszych decyzji Rady Gminy Zamość będzie zależało, czy wniosek zostanie przekazany do Komisji Rewizyjnej w celu przeprowadzenia szczegółowej kontroli obejmującej procedury wyboru wykonawcy usług transmisji i rejestracji sesji rady gminy z ostatnich lat.
