Przygotowania do uchwalenia budżetu Gminy Zamość na 2027 rok już trwają. Wójt Gminy Zamość 21 sierpnia 2026 r. wydał Zarządzenie Nr 495/26 określające harmonogram prac związanych z opracowaniem projektu uchwały budżetowej. Analiza dokumentu i porównanie go z nadal obowiązującą uchwałą Rady Gminy określającą tryb prac nad projektem budżetu pokazują jednak kilka istotnych rozbieżności.
Problem nie sprowadza się przy tym wyłącznie do starych nazw referatów. Uchwała Rady Gminy pochodzi z 2011 roku, a jej istotnej zmiany dokonano w 2015 roku. Od tego czasu struktura Urzędu Gminy uległa zmianom. Tegoroczne zarządzenie Wójta posługuje się już aktualną organizacją pracy, ale w niektórych miejscach wprowadza również rozwiązania inne niż te, które nadal zapisane są w uchwale Rady.
To Rada określa tryb prac nad projektem budżetu
Podstawowe znaczenie ma art. 234 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z nim uchwała organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego w sprawie trybu prac nad projektem uchwały budżetowej określa w szczególności wymaganą szczegółowość projektu budżetu, terminy obowiązujące w toku prac oraz wymagania dotyczące uzasadnienia i materiałów informacyjnych przekazywanych wraz z projektem.
W przypadku Gminy Zamość taką funkcję pełni Uchwała Nr V/39/11 Rady Gminy Zamość z 9 marca 2011 r. w sprawie trybu prac nad projektem uchwały budżetowej, zmieniona Uchwałą Nr XI/67/15 z 29 czerwca 2015 r.
Co istotne, właśnie § 2 tej uchwały został wskazany w podstawie prawnej Zarządzenia Nr 495/26 Wójta Gminy Zamość.
Uchwała została w starej strukturze Urzędu
Jednym z najbardziej widocznych problemów jest niedostosowanie obowiązującej uchwały do obecnej struktury organizacyjnej Urzędu.
Uchwała nadal posługuje się pojęciem „kierowników referatów Urzędu Gminy” i przypisuje konkretne obowiązki m.in. Kierownikowi Referatu Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska, Kierownikowi Referatu Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji, Kierownikowi Referatu Rozwoju Gminy, Kierownikowi Referatu Podatków czy Kierownikowi Referatu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej.
Tymczasem obecna struktura Urzędu nie odpowiada już temu nazewnictwu.
Samo posługiwanie się przez Wójta aktualnymi nazwami komórek organizacyjnych i stanowisk trudno więc uznać za istotę problemu. Urząd musi przecież wykonywać zadania w ramach faktycznie istniejącej struktury.
Powstaje jednak inne pytanie: dlaczego wraz ze zmianami organizacyjnymi Urzędu nie zaktualizowano uchwały Rady, która nadal formalnie określa, kto i w jakich terminach uczestniczy w przygotowywaniu projektu budżetu?
31 października w uchwale, 25 października w zarządzeniu
Nie wszystkie różnice można jednak wyjaśnić samą zmianą nazw stanowisk i komórek organizacyjnych.
Dobrym przykładem są wnioski sołtysów do projektu budżetu, niezwiązane z funduszem sołeckim.
Zgodnie z uchwałą Rady sołtysi składają takie wnioski Wójtowi do 20 października roku poprzedzającego rok budżetowy, wraz z protokołami i uchwałami zebrań wiejskich.
Następnie – według uchwały – Kierownik Referatu Rozwoju Gminy powinien do 31 października sporządzić zbiorcze zestawienie tych wniosków i przedłożyć je Wójtowi.
W Zarządzeniu Nr 495/26 procedura wygląda już inaczej.
Wójt postanowił, że zestawienie zbiorcze wniosków sołtysów do projektu budżetu na 2027 rok przygotuje Sekretarz Gminy, a dokument ma trafić do Wójta do 25 października 2026 r.
Termin przysługujący samym sołtysom – do 20 października – nie został więc skrócony. Zmieniono natomiast osobę odpowiedzialną za przygotowanie zestawienia oraz termin wykonania tej czynności: z 31 na 25 października.
Zmianę osoby można tłumaczyć reorganizacją Urzędu i nieistnieniem dawnego referatu. Trudniej w ten sam sposób wyjaśnić zmianę terminu określonego wcześniej przez Radę Gminy.
Ma to znaczenie dlatego, że art. 234 ustawy o finansach publicznych wprost wskazuje „terminy obowiązujące w toku prac nad projektem uchwały budżetowej” jako jeden z elementów określanych uchwałą organu stanowiącego.
Wcześniejsza akceptacja materiałów także została rozszerzona
Kolejna różnica dotyczy materiałów planistycznych.
Uchwała Rady przewiduje, że dyrektorzy i kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy, nad którymi nadzór sprawuje Zastępca Wójta, przedkładają materiały planistyczne do wcześniejszej akceptacji do 25 września.
W Zarządzeniu Nr 495/26 obowiązek ten odniesiono natomiast do jednostek, nad którymi nadzór sprawują Wójt, Zastępca Wójta oraz Sekretarz Gminy.
Termin pozostał ten sam, ale zakres osób i jednostek objętych procedurą został rozszerzony.
Także w tym przypadku pojawia się pytanie, gdzie przebiega granica pomiędzy dopuszczalnym organizowaniem pracy Urzędu przez Wójta a modyfikowaniem procedury, którą wcześniej określiła Rada Gminy.
Dwa różne rodzaje wniosków sołtysów
Przy analizie dokumentów trzeba wyraźnie oddzielić zwykłe wnioski sołtysów do projektu budżetu od wniosków dotyczących funduszu sołeckiego.
W przypadku funduszu sołeckiego termin 30 września wynika z odrębnej procedury. Wniosek dotyczący przeznaczenia środków funduszu uchwala zebranie wiejskie, a sołtys przekazuje go Wójtowi do 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy.
Nie należy więc łączyć tego terminu z terminem 20 października przewidzianym dla pozostałych wniosków sołtysów do projektu budżetu.
„Wnioski” czy „materiały”? Nieprecyzyjny zapis zarządzenia
Zastrzeżenia redakcyjne budzi również § 5 ust. 3 Zarządzenia Nr 495/26.
Zapisano w nim, że „wnioski złożone po terminie określonym w ust. 1 nie będą rozpatrywane”.
Problem polega na tym, że § 5 ust. 1 nie reguluje terminu składania wniosków sołtysów. Mówi o przekazaniu do Skarbnika do 30 września materiałów określonych w § 1–3 zarządzenia, czyli materiałów przygotowywanych na potrzeby planowania budżetu.
Z punktu widzenia spójności dokumentu bardziej precyzyjne byłoby zatem użycie w ust. 3 określenia „materiały”, a nie „wnioski”.
Nie przesądza to o wadliwości całej procedury, ale pokazuje brak precyzji w dokumencie regulującym przygotowanie najważniejszego aktu finansowego Gminy.
Nie chodzi o jedną literówkę. Problem ma charakter systemowy
Analiza dokumentów nie daje podstaw do prostego stwierdzenia, że całe Zarządzenie Nr 495/26 jest nieważne czy niezgodne z prawem.
Pokazuje jednak problem wymagający uporządkowania.
Z jednej strony obowiązuje uchwała Rady Gminy z 2011 roku, zmieniona w 2015 roku, która szczegółowo określa procedurę przygotowania projektu budżetu, wskazuje terminy oraz osoby i komórki organizacyjne odpowiedzialne za poszczególne czynności.
Z drugiej strony struktura Urzędu zmieniła się, a Wójt w Zarządzeniu Nr 495/26 posługuje się obecną organizacją pracy. Jednocześnie w niektórych przypadkach zarządzenie nie ogranicza się tylko do zastąpienia nieaktualnych nazw nowymi – zmieniono również termin jednej z czynności i rozszerzono zakres wcześniejszej akceptacji materiałów.
Powstaje więc zasadnicze pytanie: czy po zmianach organizacyjnych w Urzędzie nie należało zaktualizować przede wszystkim uchwały Rady Gminy określającej tryb prac nad projektem budżetu?
Jest to tym bardziej istotne, że ustawodawca powierzył właśnie organowi stanowiącemu określenie terminów obowiązujących w toku prac nad projektem uchwały budżetowej.
Budżet na 2027 rok już powstaje
Sprawa nie dotyczy dokumentu, który będzie miał znaczenie dopiero za kilka miesięcy. Procedura przygotowania budżetu na 2027 rok już trwa.
Do 30 września jednostki mają przekazać materiały planistyczne, a tego samego dnia upływa termin przekazania Wójtowi wniosków dotyczących funduszu sołeckiego na 2027 rok. Zwykłe wnioski sołtysów do projektu budżetu mogą być natomiast składane do 20 października.
Ostatecznie projekt uchwały budżetowej powinien zostać przedstawiony Radzie Gminy oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej do 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy.
Dlatego rozbieżności pomiędzy nadal obowiązującą uchwałą Rady a tegorocznym zarządzeniem Wójta nie są wyłącznie problemem historycznego nazewnictwa. Dotyczą procedury, która właśnie jest stosowana przy tworzeniu budżetu Gminy Zamość na 2027 rok.
Dwunastu radnych jest jednocześnie sołtysami
Sprawa ma dodatkowy wymiar. Jak wynika z informacji publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej, 12 radnych Rady Gminy Zamość pełni jednocześnie funkcję sołtysa. Oznacza to, że znaczna część składu Rady nie tylko uczestniczy w stanowieniu lokalnego prawa, ale również bezpośrednio wykonuje zadania związane ze składaniem wniosków w toku przygotowywania budżetu gminy.
Terminy dotyczące wniosków sołtysów nie są więc wyłącznie technicznym elementem procedury znanym pracownikom Urzędu. Dotyczą również bezpośrednio części radnych wykonujących jednocześnie funkcję sołtysa.
Podczas dzisiejszej sesji, do momentu zakończenia punktów dotyczących interpelacji, zapytań i wniosków radnych, żaden z radnych nie poruszył kwestii opisanych wyżej rozbieżności pomiędzy obowiązującą uchwałą Rady a Zarządzeniem Nr 495/26 Wójta Gminy Zamość.
Do tematu wrócimy.
